Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales — TuVeciApp

1. Introducción y alcance

La presente Política de Privacidad describe las prácticas de Bits Americas S.A.S. ("Bits Americas"), respecto de la recolección, uso, almacenamiento, tratamiento y protección de los datos personales que maneja en el marco de la operación de TuVeciApp. Esta política aplica a todos los titulares cuyos datos se recolecten a través de la Plataforma, incluidos administradores, residentes, vigilantes, proveedores y terceros relacionados.

2. Responsable del tratamiento

3. Categorías de datos y ejemplos

• Datos de identificación: Nombres, apellidos, tipo y número de documento, NIT de la copropiedad.
• Datos de contacto: Correo electrónico, números telefónicos, dirección física (unidad, torre, casa).
• Datos transaccionales y financieros: Registros de cuentas de cobro, pagos, intereses de mora (no incluye número de tarjeta de crédito cuando las pasarelas son externas).
• Datos de uso y actividad: Registros de acceso, logs de interacción con la Plataforma, historiales de reservas, PQRS y comunicaciones.
• Datos sensibles (cuando aplique): Información sobre salud, origen étnico, vida sexual, orientación sexual, creencias religiosas, biometría o datos sobre menores que puedan aparecer en PQRS u otros registros, aunque el representante legal de la copropiedad se hace responsable de la gestión de estos datos, ya que TuVeciApp cuenta con funcionalidades que permiten proteger esta información para que los administradores(Representantes legales de la copropiedad) puedan borrar esta información del sistema y solicitar medios alternos para la recepción de la PQRS (Diferentes a la plataforma TuVeciApp) cuando considere que la información publicada en esta corresponde a datos sensibles.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos recolectados se destinan a las siguientes finalidades principales:

• Proveer y administrar los servicios de TuVeciApp.
• Generar y enviar notificaciones y cuentas de cobro.
• Gestionar pagos, cartera e intereses de mora.
• Administrar PQRS y comunicaciones internas de la copropiedad.
• Habilitar citofonía virtual y comunicación entre portería y residentes.
• Mejorar y optimizar la Plataforma mediante análisis de uso.
• Cumplir obligaciones legales y regulatorias, incluyendo inscripción en la RNBD cuando aplique.

5. Bases legales para el tratamiento

• Consentimiento: Para tratamientos que requieran autorización explícita del titular (notificaciones comerciales, comunicación directa cuando exija consentimiento, tratamientos de datos sensibles salvo excepciones legales).
• Ejecución contractual: Tratamientos necesarios para la prestación del servicio contratado por la copropiedad (registro, facturación, cobro, habilitación de funcionalidades).
• Obligación legal: Para cumplir con deberes legales, regulatorios o fiscales (por ejemplo, retenciones, obligaciones con autoridades, RNBD).
• Interés legítimo: Para la prevención del fraude, seguridad de la Plataforma, análisis de uso y mejora del servicio, siempre aplicando evaluación de proporcionalidad.

6. Tratamiento de datos sensibles y PQRS

Cuando la información recolectada incluya datos sensibles consignados en PQRS u otros canales, la copropiedad, por medio del representante legal actuará como responsable del tratamiento frente a dichos datos y será la encargada de su manejo. Bits Americas podrá suspender temporalmente el acceso a la PQRS y asistirá en la notificación a la copropiedad, sin perjuicio de las obligaciones legales que correspondan a Bits Americas. Adicional Bits Americas brindara opciones al administrador de la copropiedad para que pueda eliminar estas PQRS y a la vez informar de medios alternos (Diferentes a TuVeciApp) para la recepción de este tipo de solicitudes.

7. Transferencias y encargados del tratamiento

7.1. Encargados de tratamiento

Para la prestación del servicio, Bits Americas podrá compartir datos con encargados que prestan servicios técnicos y operativos, tales como:

• Proveedores de hosting y almacenamiento.
• Pasarelas de pago y procesadores de cobros.
• Servicios de mensajería (correo electrónico, WhatsApp, SMS).
• Proveedores de analítica y monitorización.

Los encargados actuarán bajo contratos que garanticen la confidencialidad y la seguridad de los datos.

7.2. Transferencias internacionales

En caso de transferencias fuera de Colombia, Bits Americas adoptará las medidas técnicas, contractuales y organizativas necesarias conforme a la normativa aplicable.

8. Registro ante la RNBD (Superintendencia de Industria y Comercio)

Bits Americas se compromete a registrar e inscribir ante la RNBD las bases de datos de su responsabilidad utilizadas en TuVeciApp (residentes, proveedores y transacciones), dentro de los noventa (90) días siguientes al inicio de operación de cada base y a mantener actualizada dicha inscripción. Esta inscripción no exime a las copropiedades de evaluar y, en su caso, registrar sus propias bases de datos conforme a la regulación aplicable. A solicitud razonable, Bits Americas podrá entregar copia del comprobante de inscripción.

9. Tratamiento en el periodo de prueba y en caso de suspensión por mora

Durante el periodo de prueba y mientras una cuenta esté activa o desactivada por mora, Bits Americas mantendrá y procesará los datos necesarios para prestar el servicio, gestionar la recuperación de la cuenta y ejecutar las notificaciones pertinentes. En caso de eliminación definitiva por morosidad (ver Sección de Términos y Condiciones), Bits Americas procederá a eliminar los datos personales asociados a la copropiedad salvo las retenciones exigidas por la ley.

10. Terceros y funcionalidades de comunicación (por ejemplo, WhatsApp)

Las funcionalidades de citofonía virtual y comunicación con portería pueden implicar el uso de servicios de terceros (aplicaciones de telefonía y WhatsApp). Al iniciar una llamada o conversación, el número telefónico puede hacerse visible en la aplicación del tercero. Bits Americas no controla el manejo que terceros hagan fuera del propósito del servicio y recomienda a las copropiedades supervisar el uso adecuado por parte del personal de vigilancia.

11. Conservación y eliminación de datos

11.1. Plazos generales

Bits Americas conservará los datos por el tiempo necesario para cumplir las finalidades señaladas y las obligaciones legales y fiscales.

11.2. Eliminación por morosidad

Si la copropiedad incurre en mora y no realiza pago ni manifiesta interés en ponerse al día en el término de tres (3) meses, Bits Americas podrá eliminar de forma irreversible la información asociada a la copropiedad, salvo retenciones legales.

11.3. Solicitud de supresión

Los titulares pueden solicitar la eliminación o supresión de sus datos en los términos previstos por la Ley 1581 de 2012, salvo que exista una obligación legal de conservación.

12. Derechos de los titulares y mecanismos de ejercicio

Los titulares de los datos tienen, entre otros, los derechos de:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando proceda.
• Presentar consultas y quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Para ejercer estos derechos, el titular deberá enviar la solicitud al correo soporte@bitsamericas.com o comunicarse a los números +57 304-2925039. Bits Americas dará respuesta en los términos legales aplicables.

13. Medidas de seguridad

Bits Americas adopta medidas técnicas, administrativas y físicas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación. Entre otras medidas: control de accesos, encriptación de comunicaciones, políticas de respaldo y verificación de proveedores.

14. Notificación de incidentes

En caso de vulneración de datos personales que pueda causar riesgo grave a los titulares, Bits Americas notificará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados en los términos y plazos exigidos por la normativa vigente.

15. Menores de edad

La Plataforma no está dirigida a menores de edad. En caso de que se recoja información sobre menores, se requerirá la autorización previa, informada y válida del representante legal, salvo excepciones legales. Los datos de menores que se procesen deben ser tratados con extremo cuidado y sólo para las finalidades autorizadas.

16. Cambios en la Política

Bits Americas podrá modificar la presente Política. Los cambios relevantes serán comunicados por la Plataforma o por correo electrónico. El uso continuado constituirá aceptación de las modificaciones.

17. Derechos de los Titulares de los Datos

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de tus datos, salvo las excepciones previstas en la ley.
• Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a tus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, puedes enviar una solicitud a soporte@bitsamericas.com o comunicarte al +57 304-2925067.

18. Contacto y reclamos

Para asuntos relacionados con la protección de datos personales, solicitudes de derechos o reclamaciones, diríjase a:

Si no queda satisfecho con la respuesta, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).