Términos y Condiciones de Uso — TuVeciApp

1. Partes y alcance

Estos Términos y Condiciones ("Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma TuVeciApp, servicio de software como servicio (SaaS) operado por Bits Americas S.A.S. (en adelante, "Bits Americas" o la "Plataforma"). La utilización de la Plataforma por parte de cualquier persona natural o jurídica, y en particular de los Representantes Legales de copropiedades, administradores, residentes y vigilantes, implica la aceptación plena y sin reservas de estos Términos.

2. Aceptación y contrato electrónico

2.1. Aceptación electrónica

Al registrarse o al pulsar el botón "Acepto" o cualquier mecanismo técnico equivalente, el Representante Legal de la copropiedad manifiesta su voluntad de celebrar un contrato electrónico vinculante con Bits Americas, con los mismos efectos jurídicos que un contrato firmado en documento físico, de conformidad con la Ley 527 de 1999 y las normas aplicables del Código de Comercio.

2.2. Capacidad

El Representante Legal declara y garantiza que tiene la representación suficiente para obligar a la copropiedad conforme a estos Términos y que mantendrá actualizados sus datos de contacto y su condición de representante.

3. Servicios y funcionalidades

3.1. Objeto

TuVeciApp ofrece funcionalidades orientadas a la gestión de copropiedades, entre las que se incluyen, de manera enunciativa pero no limitativa: gestión de residentes y unidades; generación de cuentas de cobro y registro de pagos; gestión de PQRS; citofonía virtual; reservas de áreas comunes; gestión documental; publicación de noticias; gestión de proveedores; y herramientas para la realización de asambleas.

3.2. Roles

La Plataforma opera con perfiles y permisos (Administrador/Representante Legal, Residentes, Vigilantes/Conserjes, Proveedores). Cada usuario es responsable del uso que haga de su cuenta y de la veracidad de la información suministrada.

3.3. Limitaciones

Bits Americas podrá configurar, habilitar o deshabilitar módulos o funcionalidades según el plan contratado o las restricciones técnicas o regulatorias aplicables.

3.4. Funcionalidades para Administradores

Como Administrador (Representante Legal de la Copropiedad), TuVeciApp te permite:

• Conocer la información de los residentes: Acceder a los datos de los ocupantes de cada unidad residencial para una gestión eficiente.
• Generar y enviar cuentas de cobro: El sistema generará automáticamente correos electrónicos a los residentes cuando se cree una nueva cuenta de cobro para el pago de la administración.
• Registrar pagos: Recibir notificaciones cuando se registren pagos de las cuentas de cobro, facilitando el seguimiento de la cartera.
• Generar intereses de mora: Calcular y aplicar intereses de mora en caso de que existan saldos pendientes.
• Registrar y gestionar proveedores: Mantener un registro organizado de los proveedores de la copropiedad.
• Gestionar PQRS: Atender y dar seguimiento a las PQRS de los residentes. El sistema enviará una notificación por correo electrónico al usuario que creó la PQRS cuando esta sea respondida.

3.5. Funcionalidades para Residentes

Como Residente, TuVeciApp te permite:

• Consultar cuentas de cobro: Recibir y revisar las cuentas de cobro generadas por la administración.
• Crear productos y servicios: Ofrecer productos y servicios de manera privada a otros usuarios dentro de la comunidad residencial.
• Enviar y consultar PQRS: Realizar peticiones, quejas, reclamos o sugerencias a la administración y recibir notificaciones sobre su estado.
• Comunicación con portería: Interactuar con el personal de portería a través de la funcionalidad de citofonía virtual.
• Gestionar reservas de áreas comunes.
• Consultar los documentos de la copropiedad dispuestos por la administración.
• Ver las noticias publicadas por el administrador y recibir notificaciones por correo electrónico sobre las más importantes.

3.6. Funcionalidades para Vigilantes / Conserjes

Como Vigilante o Conserje, TuVeciApp te permite:

• Buscar en un directorio las unidades residenciales y sus residentes para contactarlos y gestionar el acceso y la seguridad.
• Enviar mensajes vía WhatsApp o realizar llamadas telefónicas a los residentes a través de la funcionalidad de citofonía virtual.

4. Periodo de prueba y régimen de pagos

4.1. Periodo de prueba

Bits Americas podrá otorgar un periodo de prueba gratuito cuyo plazo y condiciones serán determinados por Bits Americas y comunicados al Representante Legal en el momento de la activación. Durante el periodo de prueba, la copropiedad tendrá acceso a la totalidad de las funcionalidades habilitadas salvo indicación contraria expresa.

4.2. Modalidades de pago

Concluido el periodo de prueba, la copropiedad deberá contratar un plan de servicio y efectuar los pagos de acuerdo con las fechas y condiciones establecidas por Bits Americas. Los planes podrán manejar modalidades de pago: mensual, trimestral, semestral o anual.

4.3. Facturación

Los cargos y facturas se emitirán conforme a la información registrada por la copropiedad. Es responsabilidad del Representante Legal revisar la información de facturación y notificar cualquier discrepancia.

5. Mora, desactivación y reactivación

5.1. Plazo de gracia

En caso de incumplimiento en el pago, se otorgará un plazo de gracia de hasta quince (15) días calendario contados a partir de la fecha máxima de pago indicada en la factura o cuenta de cobro.

5.2. Desactivación temporal

Transcurrido el plazo de gracia sin pago ni gestión de normalización, Bits Americas estará facultada para desactivar temporalmente la cuenta de la copropiedad. Mientras la cuenta esté desactivada, ningún usuario vinculado a la copropiedad (administrador, residentes, vigilantes, etc.) podrá acceder a la Plataforma en relación con esa copropiedad.

5.3. Reactivación

Para reactivar la cuenta desactivada, el Representante Legal deberá comunicarse con el equipo de soporte de Bits Americas por los canales oficiales (soporte@tuveciapp.com). La reactivación estará condicionada al pago de las sumas adeudadas y a las políticas comerciales sobre cargos por reconexión, si aplican.

5.4. Terminación por morosidad y eliminación de información

Si transcurren tres (3) meses continuos desde la fecha de mora sin que la copropiedad realice pago, abono o manifieste por escrito interés en continuar y ponerse al día, Bits Americas podrá dar por terminada la relación contractual y proceder a la eliminación irreversible de todos los datos, contenidos e información asociados a la copropiedad en sus sistemas, incluidas copias de respaldo salvo aquellas retenciones exigidas por la ley. Antes de la eliminación definitiva, Bits Americas podrá enviar una última notificación al correo registrado del Representante Legal.

6. Responsabilidades y exoneraciones

6.1. Del Administrador / Representante Legal

La copropiedad y su Representante Legal serán responsables por la veracidad, licitud y actualización de la información que proporcionen, así como por el tratamiento de datos sensibles que se consigne en PQRS u otros registros.

6.2. Sobre publicaciones entre residentes

Los espacios de publicación para productos y servicios entre residentes constituyen un servicio de exhibición. Bits Americas no interviene en la negociación ni garantiza la calidad o legalidad de las ofertas. Los usuarios que publiquen aceptan indemnizar y mantener indemne a Bits Americas frente a reclamaciones derivadas de dichas transacciones.

6.3. Limitación de responsabilidad

Salvo disposición legal en contrario, Bits Americas no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades o perjuicios de carácter emergente derivados del uso, suspensión o errores del servicio. Bits Americas se compromete a realizar esfuerzos razonables para mitigar y corregir fallas técnicas.

7. Política de tratamiento de datos y PQRS con datos sensibles

7.1. Datos sensibles y responsabilidades

Cuando una PQRS contenga datos sensibles (origen racial o étnico, salud, vida sexual, orientación sexual, biometría, ideología, creencias religiosas, información sobre menores, etc.), la copropiedad actuará como responsable del tratamiento frente a esos datos y será la encargada de gestionarlos. Cada copropiedad deberá designar un representante legal responsable del manejo y decisiones sobre dichos datos.

7.2. Intervención de Bits Americas

Bits Americas podrá suspender temporalmente el acceso a la PQRS que incluya datos sensibles y notificará al representante legal designado para que adopte las medidas pertinentes. La responsabilidad última por un tratamiento defectuoso o negligente recaerá sobre la copropiedad y su representante legal, salvo obligaciones legales imperativas aplicables a Bits Americas.

8. Fase beta y disponibilidad

La Plataforma podrá encontrarse en fase beta. Durante la estabilización y mejora continua podrían presentarse errores, interrupciones temporales o comportamientos imprevistos. Bits Americas corregirá las fallas con diligencia razonable, pero no responderá por daños indirectos derivados exclusivamente de la condición de beta del servicio.

9. Notificaciones de TuVeciApp

Al registrarte en TuVeciApp, aceptas recibir las siguientes notificaciones:

• Notificaciones de cuentas de cobro: Cada vez que se genere una nueva cuenta de cobro de administración, recibirás un correo electrónico.
• Notificaciones de registro de pagos: Serás notificado(a) cuando se registre un pago de tu cuenta de cobro.
• Notificaciones de respuesta a PQRS: Recibirás un correo electrónico cuando la administración responda a una Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia que hayas creado.
• Notificaciones de citofonía virtual: Si aplica, recibirás comunicaciones vía telefónica o WhatsApp del personal de portería.
• Comunicaciones generales de la copropiedad: Podrás recibir información relevante de la administración sobre eventos, asambleas o anuncios importantes.
• Noticias generales de la copropiedad: Podrás recibir información relevante de la administración sobre noticias importantes de interés general en la copropiedad.
• Confirmación de reservas: De las áreas comunes que se gestionen entre los residentes y la copropiedad

Puedes gestionar las preferencias de algunas de estas notificaciones dentro de la configuración de tu perfil en TuVeciApp.

10. Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA)

SLA — Alcance y canal de soporte

El canal oficial y único para reportar incidentes, solicitar soporte, escalados y coordinación de trabajos será siempre el correo electrónico soporte@tuveciapp.com. A través de este medio Bits Americas recibirá, clasificará y, en su caso, escalará las solicitudes al equipo técnico correspondiente, definiendo el nivel de criticidad aplicable para cada caso.

Niveles de criticidad y tiempos objetivo de atención:

Disponibilidad objetivo

Bits Americas orienta sus esfuerzos a mantener una disponibilidad promedio mensual del 98%, sin perjuicio de mantenimientos programados, emergencias técnicas o causas de fuerza mayor.

11. Política de Respaldo y Retención de Datos

Infraestructura y alcance

La Plataforma TuVeciApp se despliega sobre servicios administrados de Microsoft Azure, incluyendo App Service y servicios de bases de datos gestionadas. Bits Americas utiliza las facilidades de respaldo que provee el proveedor de nube para garantizar la integridad y disponibilidad de la información.

Frecuencia de respaldos

Bits Americas generará copias de respaldo completas de las bases de datos y de los elementos críticos de la Plataforma cada quince (15) días calendario.

Retención y custodia

Las copias de respaldo serán custodiadas por Bits Americas por un periodo máximo de tres (3) meses. Transcurrido dicho plazo, las copias podrán ser rotadas o eliminadas de conformidad con las políticas operativas internas y las funcionalidades del proveedor de nube.

Restauración

En caso de requerir restauración de datos, el Representante Legal deberá solicitarlo a soporte@tuveciapp.com. La restauración estará sujeta a disponibilidad de la copia, validación del incidente y priorización según la criticidad. Los tiempos de restauración dependerán de la magnitud del evento y los recursos técnicos disponibles. En situaciones complejas o fuera del alcance del SLA operativo, Bits Americas podrá establecer cargos adicionales por servicios de restauración avanzados.

12. Contacto

Si tienes alguna pregunta o inquietud sobre estos Términos y Condiciones o nuestras Políticas de Tratamiento de Datos, por favor contáctanos a través de:

• Correo electrónico: soporte@bitsamericas.com
• Teléfono: +57 304-2925039

¡Gracias por ser parte de TuVeciApp!